E-Rechnungspflicht: was seit 2025 gilt und was 2027 und 2028 kommt

Das Wichtigste in Kürze

• Empfangen: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen mit Sitz in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür.
• Ausstellen: Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind, sind grundsätzlich als E-Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).
• Übergang: Für Umsätze in 2025 und 2026 sind Papier und, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Formate wie ein PDF noch erlaubt. Für Umsätze in 2027 gilt das nur noch bei höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr. Für Umsätze ab dem 1. Januar 2028 endet der Übergang (§ 27 Abs. 38 UStG).
• Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen immer auch auf Papier oder als PDF kommen.
• Format: Eine E-Rechnung ist strukturiert und maschinell auswertbar, etwa eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF ab Version 2.0.1. Ein gewöhnliches PDF ist keine E-Rechnung.

Der Zeitplan: 2025, 2027, 2028

Die Pflicht kommt aus dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024. Es hat § 14 UStG neu gefasst und in § 27 Abs. 38 UStG Übergangsregeln für das Ausstellen festgelegt. Maßgeblich ist, wann die Leistung ausgeführt wurde.

Für die Übergangsregel muss die Rechnung bis zum Ende des jeweiligen Jahres übermittelt sein: für Umsätze aus 2025 und 2026 bis zum 31. Dezember 2026, für Umsätze aus 2027 bis zum 31. Dezember 2027. Die Übergangsregeln betreffen nur das Ausstellen. Für den Empfang gab es keine Übergangszeit: Wer seit dem 1. Januar 2025 eine E-Rechnung bekommt, muss sie annehmen können.

Wen die Pflicht betrifft

Die Pflicht gilt für Rechnungen über Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, wenn der leistende Unternehmer und der Empfänger im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Ansässig ist, wer hier seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine an dem Umsatz beteiligte Betriebsstätte hat.

Das Bundesfinanzministerium stellt klar, dass es auf den Empfänger nicht weiter ankommt: Die Regeln gelten auch, wenn er Kleinunternehmer ist oder nur steuerfreie Umsätze ausführt, etwa als Vermieter einer Wohnung (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025).

Nicht betroffen sind:

• Rechnungen an Privatpersonen. Für sie bleibt es bei Papier oder PDF.
• Grenzüberschreitende Rechnungen. Ist einer der beiden Unternehmer nicht im Inland ansässig, gilt die Pflicht nicht.
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa viele Heilbehandlungen oder Vermietungen. Für sie besteht nach § 14 Abs. 2 UStG schon keine Pflicht, eine Rechnung auszustellen.

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten eigene Regeln: beim Bund die E-Rechnungsverordnung, nach der Lieferanten seit dem 27. November 2020 elektronisch abrechnen müssen, in der Regel als XRechnung und mit Leitweg-ID. Ausgenommen sind dort Direktaufträge bis 1.000 Euro (§ 3 ERechV). Die Länder haben eigene Vorschriften.

Empfangen: was jedes Unternehmen seit 2025 können muss

Inländische Unternehmer müssen die technischen Voraussetzungen schaffen, E-Rechnungen zu empfangen. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 reicht dafür ein E-Mail-Postfach, ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig. Wer eine E-Rechnung nicht annehmen kann oder will, hat keinen Anspruch auf eine Papierrechnung.

Empfangen heißt auch lesen und aufbewahren:

• Lesen: Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die ohne passendes Programm kaum lesbar ist. Ein Viewer macht daraus wieder eine Rechnung, etwa die kostenlose E-Rechnungs-Ansicht, die ohne Upload im Browser arbeitet.
• Prüfen: Der Empfänger muss eine Rechnung weiterhin auf Richtigkeit prüfen, eine Validierung ersetzt das nicht, hilft aber dabei. Auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierung darf er sich verlassen und sollte den Prüfbericht aufbewahren (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025).
• Aufbewahren: Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025); ein Ausdruck genügt dafür nicht.

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung zählt die eingebettete XML: Weichen die Daten im strukturierten Teil vom sichtbaren PDF ab, gehen die strukturierten Daten vor (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025).

Die Ausnahmen

Drei Arten von Rechnungen dürfen immer als „sonstige Rechnung“ übermittelt werden, also auf Papier oder als gewöhnliches PDF, auch nach 2027:

• Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro (§ 33 UStDV).
• Fahrausweise, etwa Bahn- und Busfahrkarten (§ 34 UStDV).
• Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG (§ 34a UStDV).

Verwendet der Aussteller in diesen Fällen trotzdem eine E-Rechnung, ist das zwischen inländischen Unternehmen auch ohne Zustimmung des Empfängers möglich (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025).

E-Rechnung für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer ist, wessen Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG). Für sie gilt:

• Ausstellen müssen sie keine E-Rechnungen. § 34a UStDV erlaubt ihnen dauerhaft Papier und PDF. Die Rechnung braucht den Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG.
• Empfangen müssen sie E-Rechnungen, seit dem 1. Januar 2025, wie jedes andere Unternehmen. Das BMF nennt Kleinunternehmer dabei ausdrücklich.
• Freiwillig dürfen sie E-Rechnungen stellen, etwa wenn ein Geschäftskunde darum bittet. Dafür braucht es keine Software: der E-Rechnungs-Generator von aktenadler ist kostenlos und läuft ohne Anmeldung im Browser.

Was eine E-Rechnung ist, und was nicht

Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, oder es wird zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart und erlaubt die vollständige Übertragung der Pflichtangaben in ein solches Format.

Alles andere ist eine „sonstige Rechnung“: Papier, aber auch ein PDF, ein Foto oder ein Word-Dokument per E-Mail. Die in Deutschland gebräuchlichen Formate der E-Rechnung sind:

• XRechnung, eine reine XML-Datei, der Standard für öffentliche Auftraggeber.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ein PDF mit eingebetteter XML, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC WL (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025). Die französische Entsprechung heißt Factur-X.

Worin sich die beiden unterscheiden und welches Sie wann brauchen, erklärt der Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRD.

Was jetzt zu tun ist

1. Empfang klären: An welche Adresse sollen Lieferanten E-Rechnungen schicken? Ein vorhandenes E-Mail-Postfach genügt.
2. Lesen können: XRechnung und ZUGFeRD öffnen und prüfen, etwa mit der E-Rechnungs-App, und die Dateien im Original aufbewahren.
3. Eigene Rechnungen umstellen: Ab den Umsätzen des Jahres 2027 (bei über 800.000 Euro Vorjahresumsatz) oder 2028 als E-Rechnung ausstellen, am einfachsten im Rechnungsprogramm. Für einzelne Rechnungen genügt ein Generator im Browser.
4. Mit Kunden abstimmen: Welches Format wünscht der Empfänger? Öffentliche Auftraggeber nennen dazu eine Leitweg-ID, die sich vorab prüfen lässt.

Quellen

1. Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 BGBl. 2024 I Nr. 108
2. § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen
3. § 27 UStG, Allgemeine Übergangsvorschriften, Absatz 38
4. § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen
5. § 19 UStG, Besteuerung der Kleinunternehmer
6. § 33 UStDV, Rechnungen über Kleinbeträge
7. § 34 UStDV, Fahrausweise als Rechnungen
8. § 34a UStDV, Rechnungen von Kleinunternehmern
9. BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243, überarbeitet das Schreiben vom 15. Oktober 2024
10. Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur E-Rechnung
11. E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV)