Ratgeber E-Rechnung
XRechnung oder ZUGFeRD? Der Unterschied und wann Sie welches Format brauchen
Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und sind als E-Rechnung zulässig. Sie unterscheiden sich darin, ob ein Mensch die Rechnung ohne Programm lesen kann, und darin, wer sie verlangt.
Der Unterschied in zwei Sätzen
XRechnung ist eine reine XML-Datei: Rechnungsnummer, Beträge, Positionen und Bankverbindung stehen als strukturierte Daten darin, lesbar für Software, für Menschen erst mit einem Viewer.
ZUGFeRD ist ein PDF, in das dieselben Daten als XML eingebettet sind: Der Mensch sieht die gewohnte Rechnung, die Buchhaltungssoftware liest die XML. Beide setzen die EN 16931 um, beide sind zwischen Unternehmen zulässig.
XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Aufbau | reine XML-Datei | PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei |
| Syntax der Daten | UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII | UN/CEFACT CII |
| Ohne Programm lesbar | nein, die XML braucht einen Viewer | ja, das PDF öffnet jeder PDF-Betrachter |
| Herausgeber | KoSIT im Auftrag des IT-Planungsrats | Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), gemeinsam mit Frankreich als Factur-X |
| Aktuelle Version | 3.0, in Kraft seit 1. Februar 2024 und bis mindestens 31. Juli 2027; eine Vorversion von 4.0 erschien im September 2026 | 2.5.2, veröffentlicht im August 2026; als E-Rechnung zulässig ab 2.0.1 |
| Profile | eine Festlegung (CIUS) der EN 16931 mit Erweiterung | MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED, XRECHNUNG; MINIMUM und BASIC WL sind keine E-Rechnung |
| Öffentliche Auftraggeber | der vorgesehene Standard beim Bund (§ 4 ERechV), mit Leitweg-ID | zulässig, wenn der Standard der EN 16931 entspricht und das Portal ihn annimmt |
| Zwischen Unternehmen | zulässig | zulässig |
Versionen nach KoSIT (xeinkauf.de) und FeRD (ferd-net.de), Stand der Seite. Zulässigkeit nach § 14 Abs. 1 UStG und BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025.
Wann Sie welches Format nehmen
Welches der zulässigen Formate verwendet wird, gibt in der Praxis meist der Empfänger vor. Als Faustregel:
- Behörde, Kommune, öffentlicher Auftraggeber: XRechnung, mit der Leitweg-ID des Empfängers als Käuferreferenz. Die Leitweg-ID steht in der Bestellung oder im Auftrag; ihre Prüfziffer lässt sich vorab prüfen.
- Geschäftskunde ohne Vorgabe: ZUGFeRD im Profil EN 16931 ist bequem, weil der Empfänger die Rechnung auch ohne E-Rechnungssoftware lesen kann. Eine XRechnung ist ebenso zulässig.
- Geschäftskunde mit Vorgabe: das Format, das er nennt. Viele Buchhaltungsprogramme verarbeiten beide.
Für eine E-Rechnung in einem Format nach der EN 16931 braucht der Aussteller keine Zustimmung des Empfängers, wenn die Pflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG gilt (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Wer E-Rechnungen empfängt, sollte deshalb XRechnung und ZUGFeRD lesen können.
Zwischen den Formaten umwandeln
Weil beide dieselbe Norm umsetzen, lassen sich die Kerndaten verlustfrei übertragen: Parteien, Positionen, Steuer, Summen und Zahlungsangaben. Der E-Rechnungs-Konverter liest XRechnung und ZUGFeRD in ein gemeinsames Modell und schreibt sie in der anderen Syntax neu; Angaben, die er nicht überträgt, nennt er beim Laden.
Aus einer CII-XML und dem PDF der Rechnung wird mit dem ZUGFeRD-PDF-Werkzeug eine ZUGFeRD-Rechnung. Umgekehrt holt es die XML aus jedem ZUGFeRD-PDF heraus.
Drei häufige Missverständnisse
- „Ein PDF per E-Mail ist eine E-Rechnung.“ Nein. Ein PDF ohne eingebettete strukturierte Daten ist eine sonstige Rechnung, auch mit QR-Code.
- „Jedes ZUGFeRD-PDF ist eine E-Rechnung.“ Nein. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten nicht alle Pflichtangaben und sind keine E-Rechnung.
- „Bei ZUGFeRD zählt das PDF.“ Nein. Weichen PDF und XML voneinander ab, gehen die Daten der XML vor (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025). Aussteller sollten deshalb prüfen, dass beide dasselbe sagen.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist eine reine XML-Datei, ZUGFeRD ein PDF mit eingebetteter XML. Beide setzen die europäische Norm EN 16931 um und sind als E-Rechnung zulässig; ZUGFeRD lässt sich zusätzlich ohne besondere Software lesen.
Welches Format verlangen Behörden?
Beim Bund ist XRechnung der vorgesehene Standard, ein anderer Standard nach der EN 16931 ist zulässig (§ 4 ERechV). Die Rechnung braucht die Leitweg-ID des Empfängers.
Ist ZUGFeRD eine gültige E-Rechnung nach der E-Rechnungspflicht?
Ja, ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC WL. Das Profil EN 16931 erfüllt die Anforderungen.
Kann ich eine XRechnung in ZUGFeRD umwandeln?
Ja. Die Kerndaten lassen sich zwischen UBL und CII übertragen. Aus der CII-XML und dem PDF der Rechnung entsteht dann die ZUGFeRD-Datei.
Quellen
- § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243, überarbeitet das Schreiben vom 15. Oktober 2024
- E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV)
- XRechnung: Versionen und Bundles (KoSIT, XStandards Einkauf)
- ZUGFeRD: Standard und Downloads (FeRD)
- FeRD: Technisches zur E-Rechnung
Passende Werkzeuge
- E-Rechnung erstellen XRechnung (UBL) oder ZUGFeRD-XML (CII) ausfüllen
- E-Rechnung konvertieren zwischen XRechnung und ZUGFeRD umwandeln
- ZUGFeRD-PDF erstellen die XML in das PDF der Rechnung einbetten
- E-Rechnung anzeigen beide Formate lesbar darstellen
- E-Rechnungspflicht wer ab wann E-Rechnungen stellen muss