aktenadler
App öffnen

ZUGFeRD · Factur-X · lokal im Browser

ZUGFeRD-PDF erstellen

Aus dem PDF einer Rechnung und ihrer CII-XML wird eine ZUGFeRD-Rechnung: aktenadler bettet die XML ein, wie ZUGFeRD 2 und Factur-X es verlangen. Umgekehrt holt es die XML aus jedem ZUGFeRD-PDF.

Bleibt auf Ihrem Gerät. aktenadler liest und schreibt die PDFs hier im Browser. Nichts wird hochgeladen.

Geöffnete Dateien

  • Noch keine Datei geöffnet.

ZUGFeRD und Factur-X

Rechnungs-XML herausholen

Beim Öffnen sucht aktenadler in jedem PDF nach einer eingebetteten Rechnung.

Noch kein PDF geöffnet.

Rechnungs-XML einbetten

Macht aus dem PDF der Seitenübersicht eine ZUGFeRD-Rechnung: die CII-XML wird als zugeordnete Datei mit den Factur-X-Metadaten eingebettet. Die XML erzeugt die E-Rechnungs-App; das PDF der Rechnung zum Beispiel deren Vorschau über „Drucken“ und „Als PDF speichern“.

Noch keine XML-Rechnung gewählt.

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist nach der Spezifikation ein PDF/A-3. aktenadler prüft vor der Ausgabe vier Regeln: keine Verschlüsselung, alle Schriften eingebettet, ein Ausgabefarbraum, kein JavaScript, und dazu, ob sich das Ausgangs-PDF als PDF/A-2 oder PDF/A-3 erklärt. Sind alle erfüllt, übernimmt das Ergebnis das Farbprofil und erklärt sich als PDF/A-3b; sonst nennt es den Grund. Erfüllt sind sie nur bei einem Ausgangs-PDF, das seine Schriften schon eingebettet hat, wie es ein Rechnungsprogramm mit PDF/A-Option liefert. Das vollständige PDF/A-Regelwerk prüft aktenadler nicht.

Seiten

Noch keine Seiten. Öffnen Sie ein oder mehrere PDFs.

Pfeiltasten wählen eine Seite, die Leertaste markiert sie. Die Tastenkürzel stehen unter „Drehen und ordnen“.

Ergebnisse

Noch keine. Fertige Dateien erscheinen hier als Links zum Speichern.

    Eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen in fünf Schritten

    1. XML erzeugen

      In der E-Rechnungs-App die Rechnung ausfüllen und unter „Export“ die ZUGFeRD-XML herunterladen, oder gleich „Rechnung als ZUGFeRD-PDF einbetten“ wählen: dann kommt die XML ohne Umweg hierher.

    2. PDF der Rechnung öffnen

      Das PDF, das Ihr Kunde sehen soll, über „PDF öffnen“ laden. Es kann aus Ihrem Rechnungsprogramm stammen oder aus der Vorschau der App über „Drucken“ und „Als PDF speichern“.

    3. XML-Rechnung wählen

      Über „XML-Rechnung wählen“ die CII-Datei laden, falls sie nicht schon aus der App übernommen wurde. aktenadler erkennt das Profil, etwa EN 16931.

    4. Einbetten und speichern

      „XML einbetten und speichern“ schreibt das neue PDF, etwa rechnung-zugferd.pdf, unter „Ergebnisse“. Die Hinweise darunter sagen, ob es sich als PDF/A-3 erklärt.

    5. Gegenprobe machen

      Das Ergebnis in der E-Rechnungs-App öffnen: sie liest die eingebettete XML und prüft sie. So sehen Sie, was der Empfänger bekommt.

    Was aktenadler einbettet

    ZUGFeRD 2 und Factur-X legen fest, wie die Rechnungsdaten ins PDF kommen. aktenadler hält sich daran:

    Die E-Rechnungs-App schreibt CII im Profil EN 16931. Eine XRechnung in der UBL-Syntax lässt sich nicht einbetten, ZUGFeRD verlangt CII; umwandeln lässt sie sich vorher mit einem Klick.

    PDF/A-3: was aktenadler prüft und was nicht

    Eine ZUGFeRD-Rechnung ist nach der Spezifikation ein PDF/A-3, und PDF/A-3 baut auf PDF 1.7 auf. Das Werkzeug schreibt diesen Ausgabeweg deshalb als PDF 1.7 und prüft vorher vier Regeln, die es selbst beurteilen kann:

    Dazu muss sich das Ausgangs-PDF bereits als PDF/A-2 oder PDF/A-3 erklären. Sind alle Punkte erfüllt, übernimmt das Ergebnis das Farbprofil und erklärt sich als PDF/A-3b. Fehlt einer, bleibt die Rechnung eingebettet, aber das Ergebnis erklärt sich nicht als PDF/A und nennt den Grund.

    Das vollständige PDF/A-Regelwerk prüft aktenadler nicht. Verlangt Ihr Empfänger ein zertifiziertes PDF/A-3, erzeugen Sie das Rechnungs-PDF gleich als PDF/A und prüfen Sie das Ergebnis mit einem PDF/A-Validator wie dem freien veraPDF.

    Welche ZUGFeRD-Profile eine E-Rechnung sind

    Seit dem 1. Januar 2025 ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ein zulässiges Format für die E-Rechnung zwischen Unternehmen, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC WL (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025). Nach der ZUGFeRD-Spezifikation sind diese beiden Profile eine Buchungshilfe, keine vollständige Rechnung. Für eine E-Rechnung nach § 14 UStG eignen sich EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG; die App schreibt EN 16931.

    Mehr zum Unterschied der Formate steht im Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRD.

    Häufige Fragen

    Ist das Ergebnis eine gültige E-Rechnung?

    Maßgeblich ist die eingebettete XML: im Profil EN 16931, EXTENDED oder XRECHNUNG und mit allen Pflichtangaben ist sie eine E-Rechnung. Die Prüfung in der E-Rechnungs-App findet die häufigsten Fehler, verbindlich prüft der Validator Ihres Empfängers oder der KoSIT. Ob das PDF alle PDF/A-3-Regeln erfüllt, prüft aktenadler nur für die vier Punkte, die es selbst beurteilen kann; ein PDF/A-Validator prüft den Rest.

    Kann ich eine XRechnung in UBL einbetten?

    Nein. ZUGFeRD und Factur-X verlangen CII. Wandeln Sie die UBL-Datei zuerst in der E-Rechnungs-App nach CII um und betten Sie dann diese Datei ein.

    Wie hole ich die XML aus einem ZUGFeRD-PDF?

    Öffnen Sie das PDF hier. Unter „Rechnungs-XML herausholen“ erscheinen alle eingebetteten Rechnungsdateien mit einem Link zum Speichern und einem Link, der sie in der E-Rechnungs-App prüft.

    Werden meine Rechnungen hochgeladen?

    Nein. PDF und XML werden in Ihrem Browser gelesen und geschrieben, keine der beiden Dateien verlässt Ihr Gerät.

    Passende Werkzeuge